Menetapkan Penerima Beasiswa · Tutorial Pegawai

Sebelum mulai

Jenis beasiswanya sudah ada di Beasiswa > Jenis Beasiswa, lengkap dengan Maks Semester Diterima bila beratap, serta kriteria Jenjang dan bobot bila Kandidat akan dipakai.
Untuk KIP Kuliah dan beasiswa penuh lain, sakelar Bebaskan Syarat Bayar Registrasi (dan Bebaskan Biaya Ujian Tugas Akhir bila kampus menagih biaya ujian) dinyalakan, supaya penerima bisa KRS sebelum dananya cair.
Kampus sudah menetapkan standar minimum IPK dan SKS untuk evaluasi.
Daftar penerima baru sudah diputuskan pimpinan.
Format nomor dan pejabat penandatangan SK sudah diatur dengan key SK_BEASISWA.

Langkah 1: Baca evaluasi periode lalu

Buka Beasiswa > Peserta Beasiswa. Pilih jenis dan periode lalu pada Filter, klik Refresh, lalu buka drawer Laporan Evaluasi.

Drawer Laporan Evaluasi: batas periode lalu grid berisi IPS, IPK, dan SKS semester, kumulatif, lulus.

Kosongkan s.d. Tahun Akademik untuk menghitung sampai periode pada Filter. Bandingkan IPK dan SKS setiap penerima dengan standar kampus.

Evaluasi tiap semester ini wajib bagi penerima KIP Kuliah. Klik Download di bawah tabel untuk bahan rapat pimpinan.

Langkah 2: Hentikan yang tidak lolos

Masih di periode lalu, cari barisnya di daftar peserta. Pilih alasannya langsung di sel STATUS BEASISWA, dan isi Keterangan di baris abu bila perlu; keduanya tersimpan begitu diubah.

Daftar peserta dengan sel STATUS BEASISWA berisi alasan berhenti dan Keterangan di baris abu.

Barisnya tetap tersimpan sebagai riwayat, dan peserta itu tidak ikut tersalin ke periode berikutnya. Alasannya mengikuti kategori yang dipakai saat mengusulkan pembatalan KIP Kuliah.

Penting

Jangan memakai Hapus yang dicentang untuk menghentikan penerima. Itu hanya untuk salah input, selama SK periode itu belum Terbit.

Langkah 3: Salin ke periode baru

Ganti Filter ke periode baru, klik Refresh, lalu klik Salin periode lalu.

Filter berisi periode baru dengan tombol Salin periode lalu di sebelah Refresh.

Semua peserta Aktif periode sebelumnya tersalin sekaligus. Peserta yang sudah ada dilewati, dan hasilnya dilaporkan berikut angkanya. Jenis ber-Maks Semester Diterima menolak mahasiswa yang atapnya sudah penuh.

Langkah 4: Tambahkan penerima baru

Pilih mahasiswa di kotak NPM / NIM / Nama pada Filter, atau tempel daftar NIM-nya, lalu klik Tambahkan. Daftar menyempit ke yang dipilih, jadi yang baru masuk langsung terlihat.

Filter dengan kotak NPM / NIM / Nama dan grid peserta periode baru.

Satu kali tempel menerima sampai 500 NPM / NIM. Salah tambah? Centang barisnya lalu Hapus yang dicentang.

Butuh bahan usulan? Pilih Tampilan Kandidat pada Filter; daftarnya menyaring mahasiswa yang lolos syarat jenis itu. Daftarnya per program studi, urut SKOR dari IPK dan penghasilan orang tua menurut bobot jenisnya. Klik Tambahkan pada barisnya setelah pimpinan memutuskan; skornya hanya alat bantu.

Langkah 5: Terbitkan SK penetapan

Buka Beasiswa > SK Beasiswa dengan Filter yang sama. Pilih Lingkup Fakultas dan Lingkup Prodi, isi Tanggal SK, lalu Tambah SK.

Halaman SK Beasiswa: drawer SK Penetapan dengan Lingkup, Nomor SK, Saran Nomor, Tanggal SK, Mode Tanda Tangan, tombol Terbitkan SK, lalu RIWAYAT SK PENETAPAN JENIS INI.

SK baru selalu Belum Terbit. Klik nomornya di grid riwayat, isi Nomor SK atau klik Saran Nomor, pilih Mode Tanda Tangan, klik Simpan Perubahan, lalu Terbitkan SK. Lampiran SK memuat penerima yang prodinya masuk lingkup itu.

Langkah 6: Cetak dan jaga datanya

Klik Print pada baris SK di RIWAYAT SK PENETAPAN JENIS INI.

Grid RIWAYAT SK PENETAPAN JENIS INI dengan kolom DATA Sesuai atau Berubah dan tautan Print.

Kolom DATA bertuliskan Sesuai bila daftar penerima masih sama dengan saat SK terbit. Berubah berarti ada perubahan sesudahnya; tinjau sebelum mencetak ulang.

Sebelum Terbit, tautannya Print Draft dan hasilnya bergaris merah. QR pada cetakan menampilkan kepala SK dan jumlah penerima, tanpa daftar nama.

Selesai

Penerima periode baru kini tercatat dan ditetapkan dengan SK yang terbit. Mahasiswa melihat kepesertaan dan nomor SK-nya di halaman Beasiswa Saya. Bila jenisnya bebas syarat bayar, penerima sudah bisa mengambil mata kuliah sejak tercatat, tanpa menunggu tagihannya lunas.