Mencatat Mahasiswa yang Pindah atau Berhenti

Sebelum mulai

Dokumen dasarnya sudah ada: SK, surat pengunduran diri, atau surat keterangan wafat.
Anda tahu semester terakhir mahasiswa itu masih tercatat kuliah.
Akun Anda memegang menu Mahasiswa Keluar, bukan hanya Daftar Mahasiswa Keluar.

Langkah 1: Siapkan penandatangan transkrip

Buka Setting > Pejabat Penanda Tangan dan pilih program studinya. Pastikan dokumen dengan key TRANSKRIP_PINDAH berlencana Aktif.

Form Pejabat sesudah Rincian diklik: Jabatan, Jabatan (Inggris), Nama pejabat, NIK / NIP, dan sakelar Aktif.

Langkah ini cukup sekali per program studi. Tanpa pejabat khusus, transkrip ditandatangani pejabat Daftar Nilai Akhir. Caranya ada di Nomor Surat dan Pejabat.

Langkah 2: Pilih mahasiswanya

Buka Simak > Keluar - DO > Mahasiswa Keluar. Ketik NPM / NIM atau nama di Mahasiswa, lalu pilih dari daftar.

Kartu mahasiswa terpilih dengan Status mahasiswa, Data keluar, dan Semester awal.

Baca kartunya sebelum mengisi apa pun. Data keluar harus berbunyi Belum tercatat. Bila Catat Keluar padam, baris Status menyebut sebabnya, misalnya mahasiswa sudah tercatat lulus.

Langkah 3: Isi periode dan catat

Pilih Tahun Akademik Keluar, Semester Keluar, Jenis Keluar, dan Tanggal Keluar. Isi Nomor SK bila ada, lalu klik Catat Keluar dan Lanjutkan.

Isian periode, jenis, tanggal, dan Nomor SK di form Catat Keluar.

Periode keluar menentukan apa yang ikut dibersihkan. Status semester Non-aktif, registrasi tanpa pembayaran, dan tagihan belum lunas sesudah periode itu dihapus. Jadi pakai semester terakhir yang sungguh dijalani, bukan tanggal surat diterima.

Langkah 4: Periksa hasilnya

Cari mahasiswa itu di Daftar Mahasiswa Keluar di bawah form. Klik ikon di samping NPM / NIM.

Jendela rincian dengan Jenis, Periode, Tanggal, Nomor SK, Dicatat, dan Riwayat.

Riwayat harus menyebut Dicatat atas akun Anda. Bila periode atau jenisnya salah, klik Rincian, perbaiki, lalu Simpan Perubahan. Rinciannya di Mahasiswa Keluar.

Langkah 5: Cetak transkrip untuk mahasiswa pindah

Klik Print di kolom TRANSKRIP pada baris mahasiswa itu. PDF berisi nilai sampai periode keluar, dengan QR verifikasi.

Kolom TRANSKRIP dengan tautan Print pada setiap baris daftar.

Kampus tujuan bisa memindai QR untuk memastikan keasliannya. Mahasiswa yang dikeluarkan atau mengundurkan diri juga berhak atas transkrip ini.

Langkah 6: Laporkan ke PDDikti

Buka Feeder > Purnastudi > Mahasiswa Keluar. Pilih Periode Keluar dan Program Studi, klik Refresh, lalu Push.

Deretan tombol Refresh, Fetch, Push, dan Delete di halaman NeoFeeder.

Baris mahasiswa tadi berstatus Local Only sebelum dikirim. Bila hasilnya Failed, baca kolom KETERANGAN sesuai NeoFeeder: Perkuliahan.

Selesai

Mahasiswa itu kini berstatus Keluar, transkripnya tercetak, dan PDDikti menerima datanya. Awasi pil Data ganda di daftar, dan rapikan barisnya bila muncul.