Mencatat Cuti sampai Surat Keterangan Terbit

Sebelum mulai

Mahasiswanya sudah terdaftar di Peserta Registrasi periode itu.
Pembayaran registrasinya sudah tercatat.
KRS-nya kosong untuk periode cuti.

Langkah 1: Siapkan nomor dan penanda tangan surat

Buka Setting > Penomoran Surat untuk format nomor surat keterangan, lalu Setting > Pejabat Penanda Tangan untuk Surat Keterangan Cuti.

Rincian Dokumen di Penomoran Surat: Format untuk semua program studi dengan chip Sisipkan, Contoh nomor, dan pratinjau per program studi.

Langkah ini cukup sekali per program studi. Tanpa format nomor, Saran Nomor tidak bisa mengisi nomor surat. Rincian pola nomornya di Nomor Surat dan Pejabat Penanda Tangan.

Langkah 2: Catat status Cuti

Buka Status Semester > Data Status Semester. Isi Mahasiswa, Tahun Akademik, Semester, dan Status Semester Cuti, lalu klik Tambah.

Form Catat Status Semester dengan baris Keadaan dan tombol Tambah, Simpan Perubahan, Terbitkan, Batalkan Terbit, Hapus, Kosongkan Form.

Status langsung berlaku, sehingga tagihan, laporan, dan PDDikti membaca Cuti sejak saat itu. Bila syarat kurang, pesannya menyebut yang kurang. Rinciannya di Status Semester.

Langkah 3: Tunggu persetujuan pejabat

Bila kampus menyalakan persetujuan, pejabat memutusnya di Persetujuan > Persetujuan Dokumen.

Kartu surat keterangan di Menunggu Keputusan, satu peran sudah Setuju dan peran lain masih Menunggu.

Selama ada peran yang belum setuju, catatan Anda tertahan dan statusnya belum berlaku. Kampus tanpa aturan aktif melewati langkah ini. Susunan perannya ada di Persetujuan Dokumen.

Langkah 4: Terbitkan surat keterangannya

Klik Rincian pada barisnya, klik Saran Nomor, pilih Mode Tanda Tangan, lalu Terbitkan. Untuk banyak surat, centang barisnya dan klik Terbitkan yang dicentang.

Baris Pilih semua dengan Terbitkan yang dicentang di atas daftar.

Pratinjau menyebut yang siap dan yang dilewati beserta alasannya. Sesudah terbit, mahasiswa mencetak suratnya sendiri. Lihat Menerbitkan surat keterangan.

Langkah 5: Periksa Belum berlaku dan Status berubah

Klik pil Belum berlaku, lalu pil Status berubah, dan buka ikon rincian di samping nama.

Rincian satu catatan: status dicatat, status semester tercatat, registrasi, IPK, dan tabel Riwayat.

Proses lain, seperti penyelesaian registrasi atau sinkronisasi PDDikti, bisa menimpa status Cuti. Centang barisnya dan klik Berlakukan yang dicentang bila syaratnya masih terpenuhi. Penjelasannya di Belum berlaku dan Status berubah.

Langkah 6: Hapus catatan yang keliru

Klik Rincian, lalu Hapus, dan isi alasannya. Surat yang sudah terbit dibatalkan dulu lewat Batalkan Terbit.

Tombol Hapus pada form Catat Status Semester.

Status semester mahasiswa dipulihkan, dan alasan Anda tersimpan di riwayat. Batalkan Terbit saja hanya menarik surat, tanpa mengubah status. Lihat Menghapus catatan.

Selesai

Status Cuti kini berlaku dan surat keterangannya terbit dengan nomor resmi. Periksa kedua pil itu setiap kali registrasi selesai atau sesudah sinkronisasi PDDikti.